Homeoffice: à la maison au bureau plutôt qu'au bureau à la maison

Mis en place de façon judicieuse, le Homeoffice peut constituer un véritable progrès.

Certains sceptiques le considèrent comme une invitation à se la couler douce durant les heures de travail, et d'autres comme une révolution de la vie professionnelle en matière de qualité de vie. D'une façon ou d'une autre : le Home Office a transformé la réalité professionnelle. Les techniques de communication modernes permettent d'effectuer le travail professionnel au sein de ses quatre murs. Les smartphones, tablettes, clouds et autres connexions internet haut débit ne rendent plus la présence sur le lieu de travail indispensable, pas à temps plein du moins. Mais comment réagir lorsque le sujet « Home Office », également appelé « télétravail », est abordé?

Réflexions fondamentales

Pours et contres : dangers et opportunités d'un travail quotidien à domicile

Peser le pour et le contre ! C'est le premier et le plus important conseil que l'on puisse vous donner concernant la solution idéale en matière d'espace de travail personnel. Car le travail à domicile n'est pas la meilleure solution pour tout le monde. Celui qui choisit cette option doit avant tout disposer d'une bonne dose de discipline : le ménage, les enfants, les visites spontanées des amis ne représentent qu'une infime partie des petites et grandes distractions auxquelles il faudra faire face.

Il faut déjà un grand sens du devoir pour, par exemple, dire à vos chers amis que leur visite tombe dans vos heures de travail réglementaires, alors qu'ils se trouvent sur le pas de votre porte avec un panier rempli de viennoiseries qu'ils ont fraichement cuisinées pour vous faire une surprise. Des situations qui seraient tout à fait aberrantes sur le lieu de travail doivent tout à coup être traitées avec diplomatie dans des endroits qui sont normalement réservés à la sphère privée. Celui qui pense qu'il peut concilier la garde de ses enfants et son travail quotidien à la maison se rendra vite compte de son erreur. Mais le travail à domicile peut également avoir ses avantages.

Les avantages peuvent être de taille : plus de temps perdu sur les routes, de stress dans les embouteillages, de trains en retard, de métros bondés ou de serrures de voiture gelées en hiver. Pas de stress avant même d'arriver sur le lieu de travail et, pour ceux qui ne sont pas du matin, aucun risque de gâcher la journée de but en blanc.

Le mot d'ordre ? Rythme biologique. L'horloge interne diffère considérablement d'une personne à l'autre. Certaines personnes apprécient de travailler en soirée, tandis que d'autres préfèrent se lever dès potron-minet pour accomplir leurs tâches, ce qui leur permet de travailler de la façon la plus efficace possible. Tout ce qui fait perdre du temps au bureau, les rituels qui ne sont pas nécessaires et les politesses échangées dans le hall d'entrée, peut être évité. En bref : lorsqu'il faut travailler, on se met tout simplement au travail. À la maison, il est également impossible de se voir assigner un travail de dernière minute par un collègue désordonné et inutile de se plier au code vestimentaire de l'entreprise. Vous pouvez travailler en chaussettes et jogging si vous le souhaitez, l'ordinateur près de la fenêtre n'exige pas de cravate. Les pauses ne doivent pas obligatoirement être prises dans la cour en béton glaciale avec une tasse de café bon marché qui provient de la machine, mais ce temps libre peut être utilisé pour jardiner, cuisiner, faire son jogging, ou encore du vélo, se rendre chez le dentiste, changer ses pneus d'hiver ou faire un tour chez le coiffeur peut également s'effectuer au cours de votre pause midi, ce qui vous permet d'économiser des jours de congé. Et la cerise sur le gâteau : le Home Office est possible dans toutes les maisons.

Réflexion poussée

On peut donc se questionner sur la mise en œuvre pratique. Il est évident que tous les métiers ne peuvent pas s'effectuer à la maison. Le chirurgien devra toujours opérer les patients à l'hôpital et l'assistant social continuera à travailler dans les écoles ou à se rendre dans les centres de jeunes. Mais celui qui rédige des factures, commande des médicaments ou écrit des résultats peut très bien, en théorie, le faire de chez lui. Tout comme les éducateurs de rues peuvent rédiger leurs rapports chez eux. En ce qui concerne les métiers créatifs tels que les agents de communication, architectes, auteurs ou photographes, ou encore les métiers techniques (maintenance de système, programmation), à part quelques détails ou rendez-vous qui ne peuvent pas se dérouler en vidéo-conférence, presque tout le travail peut être effectué à la maison. Dans tous les cas, une connexion internet constitue la base de tout travail technique et plus elle est rapide, mieux c'est.

Home Office – la mise en pratique

Connexion internet, technique et petites nouveautés IT

À l'heure actuelle, toutes les maisons ou presque disposent d'un routeur qui fournit une connexion internet et qui constitue donc la base nécessaire pour le travail de bureau à la maison. L'appareil vient la plupart du temps d'un opérateur de télécommunication et dispose d'interfaces pour le câble réseau ainsi qu'une antenne pour le réseau sans-fil, également appelé Wi-Fi. Sur l'un des côtés du routeur se trouve le réseau Home, qui est relié directement, ou à l'aide d'un switch, à un ou plusieurs ordinateurs. De l'autre côté, une connexion internet haut débit (DSL, VDSL) pour télécharger et uploader rapidement des données et communiquer avec le système informatique en service, qui est à son tour connecté à internet. Quelles sont les performances minimales dont il faut disposer pour travailler à domicile ?

Roland Kart est propriétaire de l'entreprise munichoise TraininX Computer Service Gmbh et conseille quotidiennement des entreprises et des particuliers pour tout ce qui touche à l'informatique. Le sujet « Home Office » est également un thème récurrent dans son travail. Dans son magasin à Obersendling, il prend le temps d'expliquer l'essentiel. « La performance nécessaire dépend de la nature du travail à effectuer », nous explique-t-il dès le départ. « Je dois tout d'abord savoir à quel type de données j'ai à faire », poursuit Karl. S'il s'agit uniquement de documents Word et Excel, les programmes peuvent naturellement fonctionner sur l'ordinateur de la maison ou un ordinateur portable. En principe, tous les ordinateurs privés sont en mesure de sauvegarder des documents ou des données sur un serveur en ligne, dont les collègues qui se trouvent sur leur lieu de travail peuvent avoir accès. Il indique les différents ordinateurs présents dans la salle d'exposition : « Toutes les machines ici présentes suffisent amplement. »

Souvent, les entreprises travaillent également avec une base de données qui se trouve sur le serveur de l'entreprise. Le freelance ou le télétravailleur a accès à ce serveur de chez lui. « Il lui suffit d'ouvrir un masque de traitement et de modifier les données nécessaires sur le serveur. » Les dimensions du masque, qui sont souvent générées par le navigateur, sont cependant définies par le serveur et dans ce cas, la taille est déterminante. « Il est capital que le moniteur de la maison puisse fournir la résolution nécessaire et que le masque soit représenté de manière complète. » La puissance de traitement n'est pas nécessaire pour ce genre de modifications de bases de données, c'est une question d'exploitation du serveur puisque le travail de configuration a lieu sur le serveur. « En d'autres termes, un écran correct, une souris, un clavier et un petit ordinateur suffisent à la maison », explique Karl en désignant une boîte en plastique à peine plus grande qu'un paquet de cigarettes. Il y a assez de puissance là-dedans pour un Home Office.

Les architectes, par exemple, ont besoin d'un équipement nettement plus puissant, car ils travaillent avec un programme de CAO. « Ce genre de programmes nécessitent généralement une grande capacité de calcul », explique Karl. Par contre, le serveur d'un bureau d'architecte doit seulement disposer d'une capacité suffisante pour sauvegarder les données modifiées.

Aménagement intérieur: le choix de l'endroit idéal

L'ordinateur pas plus grand qu'un paquet de cigarettes avec un écran et une souris nécessitent une configuration de l'espace différente que trois ordinateurs reliés au disque réseau et à l'imprimante. L'idéal, c'est d'avoir une pièce à disposition qui peut servir de bureau. Les experts sont tous d'accord pour dire qu'il y a beaucoup de facteurs qui peuvent définir un lieu de travail comme adapté ou non. Par exemple, la pièce où le bureau sera installé ne doit pas être une pièce sans fenêtre qui donne sur l'arrière-cour ou une pièce de passage que toute la famille utilise pour une quelconque activité. Idéalement, le bureau doit être bien éclairé et aéré, pas trop grand ni trop petit, et donc jouir d'ondes positives et d'un certain confort, comme le bureau moyen du complexe d'entreprises.

Mais tout le monde n'est pas en mesure de consacrer une pièce entière à son espace de travail. Les locataires d'un appartement deux ou trois pièces peuvent intégrer leur bureau dans une pièce déjà utilisée. Mais attention ! Un coin sombre avec des étagères à gauche et à droite, des câbles qui tombent sur la surface de travail et un tabouret instable sont tout aussi impensables qu'un espace de travail dans la cuisine où vos affaires devront sans cesse être rangées, puis ressorties. Le bureau doit toujours être disponible, sans devoir faire la vaisselle au préalable ou monter la machine à coudre dans la chambre. Lorsque l'on veut aménager un espace de travail, il faut le faire à fond. Par chance, de nombreux meubles innovants ont été conçus dans ce but précis. Ils permettent, par exemple, de transformer le pan de mur inutilisé en dessous de la fenêtre de toit en un espace de travail lumineux et agréable : des secrétaires modernes qui se referment simplement et qui disposent de conduit de câbles intégrés et d'un éclairage LED naturel, par exemple. Bien entendu, avec un peu d'imagination et quelques bouteilles de cire pour meubles, l'ancienne table de cuisine de grand-mère peut également se transformer en espace de travail stylé.

Moins il y a de place, plus l'espace de travail à la maison doit être créatif. Celui qui rencontre des difficultés pour intégrer un espace de travail adéquat dans son logement peut prendre contact avec un architecte intérieur ou avec une connaissance expérimentée qui a déjà aménagé d'autres habitations. Souvent, il suffit d'une petite astuce à un autre endroit de la pièce pour créer un espace suffisant pour aménager un véritable Home Office. Toutefois, il y a une chose qu'il faut éviter dès le départ : si le bureau est installé dans la chambre, il faut absolument que ce dernier soit séparé visuellement de l'aire de repos. Qui voudrait s'endormir et se réveiller avec le travail encore à effectuer juste sous les yeux, voire patauger dans une marée de notes éparpillées partout ?

Le choix des meubles

Des secrétaires modernes qui se referment au mur à la fin de la journée, telle une étagère design, aux bureaux classiques avec un plan de travail réglable en hauteur : l'industrie du meuble propose de nombreux modèles qui répondent à presque tous les besoins. Alors que tout ce qui a un plateau et une surface assez grande pour poser un ordinateur portable et éventuellement une imprimante et où l'on peut cacher des câbles derrière peut servir de bureau, en ce qui concerne la chaise, il faut respecter les volontés de notre cher dos qui devra se placer sur ce siège huit à neuf heures par jour.

Ici aussi, le commerce spécialisé propose un large choix, du fauteuil de direction réglable en hauteur à la simple chaise de bureau avec un dossier réglable, il existe même un large choix de chaises de bureau dont l'aspect et la fonction s'inspirent des courses automobiles. Il faut seulement s'assurer que la chaise est confortable et qu'elle peut s'adapter, au moins partiellement, aux besoins du travailleur. Une assise qui s'incline ou un dossier qui épouse la forme de la colonne vertébrale n'est jamais une mauvaise idée.

Cela parait très technique et c'était peut-être le cas auparavant, mais à présent, les fournisseurs de meubles de bureau sont conscients que de nombreuses personnes travaillent un ou plusieurs jours par semaine chez eux et ont créé des modèles qui se fondent dans le décor du salon. En effet, les modèles sont souvent plus modernes que conservateurs et s'insèrent parfaitement dans les intérieurs modernes.

L'éclairage

Selon les experts, l'éclairage est un facteur trop souvent sous-estimé (voir également l'article Éclairage du bureau : des ampoules claires pour des idées claires). Vous pouvez déposer une vieille lanterne de bureau pour le décorer, mais une source de lumière adéquate est nécessaire. Il faut prêter attention à deux choses lorsque vous aménagez un bureau privé : peu importe si vous aménagez le grenier en un vaste espace de travail avec un style lounge sophistiqué et plusieurs bureaux ou si vous aménagez un espace de travail bien distinct dans votre chambre à coucher. Tout d'abord, la lumière naturelle doit éclairer en suffisance la surface de travail et, deuxièmement, en fonction de la période de la journée et de la lumière incidente, une lumière artificielle doit être présente en quantité suffisante également.

Pour être précis, la surface de travail doit se trouver à un angle de 90° de la fenêtre, afin que la lumière du jour arrive à droite ou à gauche du bureau. La lumière artificielle doit provenir de différentes sources de lumière au plafond et, de préférence, diffuser une lumière homogène à travers toute la pièce. Afin de garantir la réflexion uniforme de la lumière dans les parties de la pièce éloignées des fenêtres, opter pour des meubles avec une surface claire et dans des tons mats. Pour une meilleure compréhension : certaines sources de lumière de type spot créent une luminosité qui n'est pas homogène, si la lumière vient de l'avant ou de l'arrière, elle se reflète sur l'écran et le travailleur doit sans cesse esquiver les reflets. Ce qui engendre des troubles liés à la posture et des tensions, et cela se répercute également sur la productivité. Il est conseillé d'opter pour des lampes LED dans les tons « lumière du jour », disponibles dans les grands magasins de meubles pour 5 euros pièce. Conseil supplémentaire : Se procurer des lampes naturelles fixes avec suffisamment de puissance pour le bureau, afin d'avoir une lumière de travail directe à disposition en cas de pénombre.

Conseils et astuces

Reste la question des fils qui s'emmêlent : Les câbles de l'imprimante, Ethernet, mais aussi du scanner, des stations de chargement et du téléphone, de tous les appareils nécessaires au travail quotidien en somme, ont la fâcheuse habitude d'être accrochés à des fils. Tous ces câbles s'emmêlent derrière le bureau et risquent de nous faire trébucher à tout instant. Celui qui veut se protéger de ce genre d'attaques sournoises doit opter de préférence pour un système de conduites de câbles. Il peut être intégré dans le meuble, mais peut également être fabriqué à partir de plans que l'on trouve sur internet avec une simple boîte à chaussures. À l'heure actuelle, il existe des tuyaux qui ont fait leurs preuves comme conduits pour câbles et qui sont placés sous un enduit. Ils sont bon marché et se vendent au mètre dans les magasins de bricolage, les cache-câbles « professionnels » ne manquent pas. Pour distinguer les câbles USB, vous pouvez également utiliser des pinces à linge qui permettent de maintenir les câbles au bord de la table. Les trombones fonctionnent également et sont plus stylés.

L'ordre est également la moitié de la vie dans l'espace de travail à domicile, et plus il est petit, plus cela est important pour la concentration. Avant que de nombreux petits tas transforment la recherche d'une feuille en véritable cauchemar, consacrez plutôt quelques mètres carrés de mur pour créer un tableau d'affichage où tout le fatras peut être ordonné à l'aide de punaises, aimants ou papier collant. Cela ne crée pas seulement de l'ordre, mais permet également d'avoir une vue d'ensemble claire. Les papiers qui concernent les projets qui ont été conclus sont ensuite conservés dans des boîtes en carton qui peuvent s'empiler, mais qui doivent également être triées régulièrement.

Finalement, les goûts personnels doivent également être pris en compte dans le choix des meubles de travail et des matériaux. Quelques coups de pinceau de votre couleur préférée rendront le bureau plus accueillant, et cela permettra également de délimiter la zone de travail. Un cadre avec une photo de vacances ou la pochette de votre disque préféré confère une touche personnelle à votre espace de travail et un bouquet de fleurs ou une plante permet d'accorder votre espace de travail avec le reste de la maison. À la maison comme au travail : moins, c'est plus.

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