Un bureau propre ?
Avec le bon système, l'ordre sur le lieu de travail n'est pas un problème !
L'expérience l'enseigne, les chefs l'exigent et de nombreuses études le prouvent de manière plus ou moins claire : le lieu de travail devrait être rangé à intervalles réguliers. Certes, les partisans de la théorie selon laquelle un certain ordre originel sur un bureau favorise la créativité n'ont pas tort. Mais il est également vrai qu'à partir d'un certain niveau de chaos, la productivité au travail est fortement entravée. De temps en temps, même le plus beau désordre créatif doit donc faire place à un ordre réfléchi. Les experts conseillent de faire le grand nettoyage du bureau de manière réfléchie.
Il est agréable de commencer la journée de travail suivante en étant détendu et en mettant de l'ordre sur son lieu de travail. Cela ne fait aucun doute. Mais que diriez-vous de commencer chaque journée de votre vie de manière détendue, équilibrée et harmonieuse ?
Le système des quatre champs pour un succès rapide
Disons-le tout de suite : un peu de rangement ne met pas de l'ordre sur le lieu de travail et ne fait tout au plus que déplacer le problème. De plus, un coin propre ne fait pas un poste de travail bien ordonné. Si l'on se concentre sur un projet concret, même le pire des nettoyages de bureau ne dure pas plus de trois heures. Le sol devant le bureau devient le meilleur ami et le meilleur assistant - c'est pourquoi il est recommandé de commencer par aspirer le sol autour de la surface de travail. Ensuite, le bureau complet, ses tiroirs, ses armoires basses et sa surface de travail doivent être entièrement vidés. Mais il ne sert à rien d'avoir toutes ses affaires sous la main pour les remettre ensuite à leur place.
Un système à quatre cases aide à trier et à jeter. Le sol autour du poste de travail est divisé en quatre cases imaginaires, chacune ayant une signification : "Déchets", "Transfert", "Important" et "Aigu". Ainsi, chaque élément - du post-it à la calculatrice - se déplace systématiquement dans l'une de ces cases afin de pouvoir être rangé ultérieurement de manière judicieuse. Les experts conseillent de réfléchir au préalable à un système, de gauche à droite ou de l'extérieur vers l'intérieur - peu importe. L'essentiel est que chaque feuille, chaque stylo, chaque dossier et chaque classeur soit retiré individuellement du poste de travail et ne soit pris en main qu'une seule fois. Il n'y a pas de tas intermédiaires, cela ne fait que perdre du temps. Les "déchets" s'expliquent d'eux-mêmes. "Transfert" rassemble tout ce qui peut être délégué ou qui doit être déplacé ailleurs, par exemple aux archives, à la bibliothèque ou à l'étagère.
Dans le carré "Important" de l'ordre au travail, on place les choses qui, après le grand nettoyage du bureau, doivent être immédiatement remises dans le tiroir ou sur le bureau et traitées. Ceux qui le souhaitent peuvent profiter du fait qu'ils ont déjà réfléchi brièvement au sujet en question pour noter sur un post-it la prochaine étape de travail et la coller dessus. Cela permet de gagner un peu de temps pour la suite du travail, mais attention : ne pas se prendre la tête, juste un ou deux mots clés et pas de romans élaborés. "Akut" rassemble les choses qui peuvent être faites immédiatement ou juste après l'action de rangement et qui prennent moins de quelques minutes : affranchir, signer et transmettre une lettre, prendre un rendez-vous ou reporter une réunion par exemple.
Alors, c'est parti ! Le ticket de caisse pour les oursons en gomme et les pastilles contre la toux ? A la poubelle ! Les pastilles contre la toux elles-mêmes ? Si elles sont encore consommables : Transmettez-les à quelqu'un d'autre, c'est-à-dire ramenez-les à la maison. S'ils ont été recouverts d'une couche terne ou s'ils ont une drôle d'odeur : les jeter avec le ticket de caisse. Un stylo à bille qui ne marche plus et pour lequel on voulait chercher une nouvelle mine : Les déchets. Le classeur avec des idées pour de nouveaux projets : Coller un post-it dessus, écrire "Désencombrer !" dessus et dans la case "Important". Un dossier sur lequel le post-it "urgent" a déjà l'air un peu croustillant ? Lire en diagonale et soit transmettre, c'est-à-dire déléguer, soit mettre dans la case "Important".
Une fois que la surface du bureau a été entièrement nettoyée, que les tiroirs ont été vidés et que l'armoire à dossiers a été débarrassée de tout ce qui s'y trouvait, le prochain chemin mène à l'armoire de nettoyage : toutes les surfaces sont essuyées, l'ordinateur, le clavier et l'imprimante sont dépoussiérés et les tiroirs sont aspirés. La première chose à faire est de remettre à leur place les objets utilisés quotidiennement. Vous avez bien lu : leur place. Et ce qui n'a pas de place se voit attribuer une place ou est brièvement mais violemment remis en question : Ai-je vraiment besoin de deux perforateurs de tailles différentes, de trois règles, d'environ 25 stylos et de deux pots à crayons pour travailler ? Les objets superflus retournent au dépôt ou, selon leur état, à la poubelle.
Ensuite, la gomme, cinq crayons au maximum et autant de stylos à bille ou de fineliners se voient attribuer leur place dans le tiroir supérieur du bureau, le bloc-notes va à côté du téléphone et le courrier non lu dans une petite corbeille qui servait auparavant de dépôt de figurines d'œufs surprise, de décharge de trombones et d'entrepôt intermédiaire de cartes de vœux et dont le contenu est passé en quasi-totalité dans la case "déchets". En bref : le bureau est trié selon l'ancienne logique, mais aussi en fonction des besoins actuels - ainsi, au travail, il reste moins de temps à consacrer à la recherche fastidieuse. La poubelle va à la poubelle et les choses qui se trouvent dans le carré "Transférer" vont à l'endroit ou à la personne où elles doivent aller. C'est terminé ? Propreté assurée ? Félicitations, mission accomplie.
LE SYSTÈME EN HUIT POINTS POUR UN ORDRE DURABLE
Il est bien connu que le chaos au travail ne naît pas de lui-même, mais qu'il se multiplie dans des proportions tout à fait respectables. Un gobelet de café non rincé se transforme rapidement en deux ou trois - et personne ne sait vraiment d'où vient le quatrième. Ce document que l'on aurait dû lire avec beaucoup de temps et en faire quelque chose s'est transformé depuis longtemps en une pile de documents au contenu similaire. Et le tiroir dans lequel sont stockées les choses dont on pourrait certainement avoir besoin un jour, mais dont on n'a jamais eu l'occasion de se servir, déborde bientôt lui aussi de toutes parts.
Il est donc conseillé, même pour les personnes les plus ordonnées, d'inscrire deux rendez-vous par an dans le calendrier : "Petit nettoyage de bureau". Comme la période de Noël est plutôt stressante et le mois de janvier plutôt décontracté, il est recommandé de choisir janvier et juin - si l'on s'y prend tous les six mois, l'action ne prend pas non plus trop de temps.
Les huit points suivants devraient néanmoins être pris à cœur tout au long de l'année.
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Mettre de côté : Laisser les choses à leur place et les remettre en place après utilisation.
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Jeter la poubelle : Utiliser la poubelle immédiatement.
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Prendre des notes : Une grande feuille de notes au lieu de nombreuses petites notes qui peuvent merveilleusement disparaître facilite le travail lorsque, le soir, les numéros de téléphone doivent être mis dans le carnet d'adresses et les rendez-vous rapidement dans le bon calendrier.
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Structurer le tout : Le même système de classement sur l'ordinateur que sur le bureau et la même structure pour les dossiers physiques et numériques aident à maintenir durablement l'ordre sur le lieu de travail et à trouver rapidement les choses.
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Classement hiérarchique : ce qui est le plus actuel est placé en haut, ce qui est le moins urgent est placé en bas.
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Maîtriser les câbles : trier les câbles et faire disparaître les salades de câbles dans des boîtes.
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Tenir compte de la portée : Ranger à proximité les choses dont on a souvent besoin, éloigner les choses rarement utilisées.
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Ranger le soir : en rangeant son bureau chaque soir, on commence la journée de travail suivante plus détendu.
Pourquoi devrais-je mettre de l'ordre dans mon bureau ?
Vous devriez mettre de l'ordre dans votre bureau parce que vous le voulez. Cependant, vous constatez souvent que la motivation vous fait défaut. Il y a deux bonnes raisons pour lesquelles vous devriez faire du rangement.
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Le lieu de travail reflète votre vie intérieure et révèle à votre environnement de travail quel type de personnalité vous êtes.
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Les patrons aiment les bureaux et les surfaces de travail bien rangés. Le psychologue Cary Cooper a découvert après son enquête que quatre managers sur cinq choisissent des collaborateurs qui présentent un bureau bien rangé.
Le bureau sert de surface de projection : de nombreuses personnes associent un secrétaire mal rangé à une personnalité instable. Nous savons qu'il est absurde de mettre les collègues dans des cases. Mais nous passons beaucoup de temps au travail et nous ne pouvons pas éviter de personnaliser notre lieu de travail. Une ou deux plantes, des photos de la famille, du chocolat ou le livre préféré pour la pause déjeuner. Inconsciemment, vous révélez beaucoup de choses sur vous-même à votre environnement de travail. Vos collègues savent comment vous travaillez, connaissent vos préférences et, à l'aide de vos symboles de statut, ils évaluent si vous jouez des coudes pour arriver au sommet.
Mettre de l'ordre sur le lieu de travail a du sens. Vous avez une grande influence sur la manière dont vous souhaitez être vu par votre entourage.
Comment mettre de l'ordre au bureau ?
La variante la plus rapide et la plus simple : procurez-vous un carton spacieux. Vous y balayez tout ce qui traîne. Vous essuyez tous les meubles de bureau avec un chiffon humide. Vous commencez par sortir du carton tous les objets importants et vous leur attribuez une place. Ensuite, vous vous occupez du reste. Vous vous débarrassez sans sourciller des objets dont vous n'avez plus besoin. Et voilà : un bureau bien rangé ! De l'ordre au travail ! Ordre au bureau !
L'ordre au travail favorise-t-il la concentration ?
Un oui catégorique. Après avoir fait un nettoyage en profondeur de votre lieu de travail, vous pouvez faire face aux exigences du travail quotidien de manière plus consciente et plus concentrée. Vous évitez le stress intérieur et économisez la ressource la plus importante de votre vie : Le temps.
Conclusion
Mettre de l'ordre sur le lieu de travail peut être très amusant dès que vous comprenez que vous avez toutes les cartes en main. Vous influencez la manière dont vous êtes perçu et les compétences que l'on vous attribue. Vous gagnez une meilleure concentration et du temps. Vous gagnez en qualité de vie. Cela vous convainc-il ?
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